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¿No estás seguro de cuándo es momento de automatizar una tarea? Aclara aquí tus dudas

Posted by Alejandro Durán on 12/29/21 7:45 AM

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La idea de automatizar casi cualquier tarea es seductora. Puedes ahorrar tiempo, a veces horas, no sólo para ti, sino también para varios miembros de tu equipo. Pero luego, enfrentado a la necesidad de cambiar tus rutinas, de encontrar una herramienta de automatización y configurar un nuevo sistema, te preguntarás: ¿vale la pena?

Para responder eso, lo primero es calcular el tiempo y la energía total invertidos en la ejecución de una determinada tarea y analizar los problemas que ocasiona ejecutarla tal como se hace hoy. A partir de ahí, puedes explorar las herramientas disponibles y resolver tus inquietudes.

Vamos a desglosar tres factores primordiales que inciden en la decisión de automatizar, para que puedas aplicarlos a cualquier tarea que requieras agilizar. Uno solo de ellos, por sí solo, podría bastar para hacerte ver que es hora de automatizar un proceso.

Si un solo factor no te convence, puedes ponderar los tres. Y, si aún no estás seguro, puedes revisar las preguntas enumeradas al final de este artículo para evaluar mejor el camino a seguir.

FACTOR UNO: TIEMPO TOTAL

Este factor es fácil de evaluar ya que es cuantificable. Para cualquier tarea que realizas de manera regular, generalmente existe la oportunidad de automatizarla en su totalidad o en parte, especialmente porque estas tareas casi siempre son repetitivas.

Para cualquier persona que tenga un negocio, cuantas más tareas tenga que requieran atención diaria o semanal, más difícil será tomar las vacaciones que se merece o alejarse de la rutina diaria.

Cualquier tarea que estés haciendo a diario, semanal o de forma recurrente en el tiempo, probablemente se pueda automatizar para reducir el tiempo que lleva o eliminar por completo la necesidad de su repetición diaria.

Crearte una tabla para evaluar cuánto tiempo realmente dedicas a una tarea regular es una buena opción para tener mejor control y visibilidad. Mira el tiempo que podrías ahorrar después de migrar esa tarea a una solución automatizada.

Comienza anotando cuánto tiempo dedicas a tareas regulares y repetitivas. Especialmente aquellas que son estresantes cuando estás fuera de la oficina. Mejor aún, lleva un registro de tiempo de todas tus tareas habituales para identificar candidatas a la automatización. Es posible que ni siquiera te des cuenta de cuántas veces has realizado una misma tarea hasta que miras en retrospectiva.

No todas las tareas tendrán una solución de automatización evidente y muchas dependerán de otros factores, como qué software está fácilmente disponible. Como mínimo, esto puede comenzar a poner las tareas diarias y semanales en perspectiva del tiempo total invertido.

FACTOR DOS: ENERGÍA

La energía que gastas en una tarea regular o repetitiva debe ser una consideración importante cuando se analizan las automatizaciones; después de todo, a lo largo del día tienes muchas responsabilidades que requieren energía. Y la energía es un recurso finito que debe gestionarse a conciencia.

Si alguna tarea recurrente está quitando energía a funciones comerciales importantes, como estrategia y planificación, marketing y ventas, o supervisión financiera, valdría la pena buscar otra solución.

Una tarea puede llevar poco tiempo y aún así ser extenuante mental y emocionalmente. Por ejemplo, las tareas de gestión financiera. Si aún no es el momento de dar ese paso y estás tratando de eliminar algunas tareas habituales como registro de datos, una simple automatización de la hoja de cálculo podría ahorrarte energía al permitirte ingresar información confidencial y validar los campos de datos respectivos.

Si no estás seguro de la cantidad de energía que realmente requiere una tarea, pregúntate cómo te sientes una vez que la finalizas. ¿Eres capaz de saltar directamente a otra cosa o necesitas tiempo para recuperarte antes de abordar la siguiente? Si tu respuesta es la primera, es probable que la tarea te dé energía. Si tu respuesta es la última, es probable que la tarea agote tu energía, en cuyo caso debería ser una prioridad reducir la cantidad de energía mental / emocional que consume.

FACTOR TRES: PROBLEMA (FRUSTRACIÓN)

Tareas frustrantes y cómo se pueden automatizar. El factor de frustración se reduce a un poco de autoconciencia. ¿Completas ciertas tareas a regañadientes? ¿Hay responsabilidades recurrentes que pospones y pospones hasta el último minuto? ¿Tienes que esforzarte y automotivarte a hacerlas? ¿Hacerte cargo de esta tarea perjudica otras actividades importantes? Si una tarea regular te está causando dolor o si sientes que resulta muy molesto hacerla cada vez, esa es una gran señal para considerar delegar adecuadamente o buscar una automatización.

Si una tarea te causa resentimiento o si, incluso, odias sentarte a hacerla, es una buena candidata a la automatización.

PREGUNTAS QUE PLANTEARTE SI TODAVÍA NO ESTÁS SEGURO

Si estás pensando en una tarea específica y aún no estás seguro, o necesitas algunas razones más para justificar el tiempo o el presupuesto invertido en realizar el cambio, formúlate las siguientes preguntas:

  1. Si delegaras esta tarea en lugar de automatizarla, ¿sería traspasar tu dolor de cabeza a quien la asumiera?
  2. ¿Es una tarea propensa a errores humanos? (buenos ejemplos serían la contabilidad y el establecimiento de citas).
  3. ¿La automatización de la tarea podría mejorar la calidad del trabajo y del servicio prestado?
  4. ¿Conoces a otros que hayan implementado este tipo de solución antes?

Responder afirmativamente a cualquiera de estas preguntas constituye un fuerte indicador de que la automatización podría ahorrarte tiempo, dinero y conflictos.

En lugar de vivir frustrado o agotado, te recomendamos dar hoy el paso para automatizar las tareas recurrentes, en forma concienzuda y bien planificada. Este paso dará sus frutos no sólo en ahorro de tiempo y energía, sino también en la apertura de oportunidades para escalar tus operaciones. Cuanto antes tengas implementadas las automatizaciones, más potente será el trampolín que haga crecer tu negocio.

Y, tal como aconsejamos siempre antes de iniciar cualquier automatización, pon atención al proceso de ejecución digital: Para que éste sea exitoso, cualquiera sea la automatización, hay que fijar metas cercanas y alcanzables. Intentar digitalizar todos los procesos de una vez, te llevará a gastar gran cantidad de recursos en proyectos que se prolongarán en el tiempo y corres el riesgo de que tus colaboradores se desanimen al ver que el tan anhelado cambio se va postergando.

A considerar:

  • Candidatos a automatizar
  • Metodología de espiral
  • Quick Win Process (QWP)

Para más información, haz clic aquí .


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