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La automatización es un hábito que debes desarrollar. Te explicamos cómo

Posted by Alejandro Durán on 11/25/21 11:02 AM

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Si bien son cada vez más las empresas que se deciden a automatizar tareas en diversas áreas, aún subsiste un alto porcentaje que simplemente no logra visualizar cómo la automatización de procesos podría serles útil en este momento.

En contraste, quienes ya han dado este paso no podrían siquiera imaginar la vida sin automatización. Por lo general se trata de personas que tienen la habilidad de detectar tareas rutinarias y repetitivas dentro de una empresa y de idear formas en las que un sistema computacional podría llevar a cabo esas tareas, ahorrándoles gran cantidad de tiempo cada semana. Pero esto es algo que no siempre se da en forma espontánea.

La automatización es un hábito que debes desarrollar

Para lograrlo, se debe adquirir la costumbre de revisar regularmente los flujos de trabajo diario, poner atención en aquello que podría ser automatizado, y automatizarlo. Si haces esto en forma regular, te sorprenderás al ver con qué frecuencia puedes ir detectando nuevas optimizaciones por hacer. Un hábito, según su propia definición, no es algo que se adquiera con la teoría, sino con la práctica, y en MasterBase® lo sabemos por experiencia. Cada empleado que automatiza un proceso vuelve a crear más soluciones de automatización.

Por lo general, cada semana escriben una actualización que, si bien se centra en las prioridades, incluye también una lista de tareas que ya se ha completado y una lista de tareas pendientes, lo que significa que hay dos puntos en los que se está realizando un seguimiento de las tareas terminadas. Un muy buen ejemplo de una tarea que podría automatizarse es esta: la información que una aplicación entrega debe trasladarse a otra.

Se puede considerar que la automatización ya comienza a hacerse un hábito cuando se ha aprendido a detectar las tareas susceptibles de ser automatizadas. Iremos profundizando esto con algunos ejemplos.

Paso 1: Detectar una tarea repetitiva

Este puede ser el aspecto más difícil: darse cuenta de cuándo se debe automatizar una tarea. Es habitual dejarse atrapar por la rutina de trabajo diario y nunca cuestionarse si las cosas podrían ser diferentes. En otras palabras, es más fácil quejarse del trabajo pesado que hacer algo al respecto.

El truco está en poner atención a las actividades que realizas todos los días y preguntarte cuáles de ellas podría hacer una computadora, sin necesidad de que tú intervengas. Concluirás que puedes automatizar una tarea si:

  • Es algo que tienes que hacer con regularidad o en un horario determinado.
  • Implica mover información entre una aplicación y otra, de forma manual.
  • Es aburrido y no requiere de mayor reflexión o aplicación de criterio.
  • Te aleja de lo que realmente quieres hacer.

Si trabajas habitualmente con una computadora, lo más probable es que realices tareas que se alinean con al menos dos de estos puntos, si no con todos.

La naturaleza de estas labores variará según el tipo de negocio en que estés.

Por ejemplo, si el objetivo es recopilar información de clientes desde varios formularios en línea y agregarlos a tu CRM y plataforma de email marketing, es perfectamente posible copiar, una a una, la información de contacto de las respuestas de los formularios y pegarla en otras aplicaciones. Pero cuando tu negocio crece, esto se convierte en una pérdida de tiempo innecesaria.

Otro caso frecuente es la optimización de las redes sociales. Puedes publicar manualmente una foto en Instagram, Twitter y la página de Facebook de tu empresa. Pero también puedes configurar una automatización que capture todas las fotos de Instagram y las publique en cualquier otra red social, en forma simultánea.

Paso 2: Invertir tiempo en resolver el problema

Una vez que has detectado una tarea que podría automatizarse, comienza la fase más entretenida: configurar la automatización.

No es de extrañar que se acabe postergando esto indefinidamente, que te empantanes tanto con tus flujos de trabajo que no logres detenerte a configurar automatizaciones que te permitirán ahorrar tiempo.

Lo primero que aconsejamos al respecto es no pretender que la automatización, en esta primera etapa al menos, solucione todo. Es decir, no idear soluciones de automatización demasiado ambiciosas, no querer abarcarlo todo.

En MasterBase® somos partidarios de trabajar con la metodología del espiral, que consiste en comenzar de a poco, automatizando unas pocas tareas. El resultado que obtengas te dará un soporte más amplio y demostrará el valor de este enfoque: El éxito de una primera automatización sencilla, te guiará hacia los pasos siguientes, te indicará cómo seguir con otra automatización, y luego otra… hasta alcanzar niveles de complejidad mayor, pero siempre en forma paulatina y progresiva:

  • Ir siempre de menos a más, de lo simple a lo complejo.
  • Identificar la necesidad realmente urgente, la más crítica, de automatización.
  • Enumerar los pasos que compondrán la solución.
  • Seleccionar el Quick Win Process (QWP) como punto de partida.

Los QWP son esos procesos que permiten alcanzar un éxito inmediato en la automatización y crean un factor sorpresa. La clave es mostrar resultados tempranos, que aceleren la iniciativa de innovación digital y motiven a seguir en esa ruta.

  • Solucionan el proceso crítico y facilitan el seguir escalando.
  • Pueden formar parte de varias soluciones (como un comodín).
  • Son de rápida implementación, ya que deben entregar resultados en el corto plazo.

Si estás recién aprendiendo a crear automatizaciones, esto te puede parecer abrumador. Pero no te sientas intimidado porque en MasterBase® todo comienza con completo curso, absolutamente gratuito, que te enseñará a automatizar procesos en forma tan simple como completa, fácil y rápidamente. Este curso certificado se denomina Descubre Automatización y puedes obtener más información de él e inscribirte aquí .

Paso 3: Repetir tus automatizaciones (y deshacerte de lo que no funciona)

Podrías pensar que todo termina en el paso 2, porque ya automatizaste, pero no es así. Todo es perfectible y es frecuente que las automatizaciones requieran de algunos ajustes después de configuradas. Una vez más esto significa hacer una copia de seguridad y examinar tu proceso. ¿La automatización te hace la vida más fácil? ¿Cómo podría contribuir aún más? ¿Cómo ampliar su rango de acción y sus posibilidades?

Adquirir el hábito de la automatización te ahorrará tiempo, pero sólo si, antes, inviertes también algo de tiempo. Debes ser capaz de detectar cuándo se puede automatizar una tarea, dedicar tiempo a automatizarla e iterar esos sistemas una vez que estén configurados. Esto debe ser algo que hagas en forma intencional, expresa. En el mediano plazo, te sorprenderá la cantidad de tiempo que tú y tu organización pueden ahorrar y la eficiencia que tus servicios alcanzarán.

Hacer de la automatización un hábito beneficiará directamente tus niveles de productividad, pero también puede ayudarte a conseguir un trabajo, porque la visión en materia de automatización es una competencia laboral muy bien valorada.


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