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Gestión de operaciones, rediseñada por la automatización de procesos

Posted by Alejandro Durán on 9/25/20 12:53 PM

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La tecnología que nos otorga la automatización de procesos actual es muy prometedora en términos de ahorro de tiempo, dinero y, sobre todo, de esfuerzo humano.

Pocas tecnologías rivalizan con los últimos avances en automatización de procesos en su capacidad anticipada para mejorar el desempeño de las organizaciones, independientemente de la industria, tamaño de la empresa y área dentro de la empresa.

La tasa de adopción de este tipo de tecnología es asombrosa. Las estimaciones del McKinsey Global Institute, señalan que más del 81% del trabajo físico predecible, el 69% del procesamiento de datos y el 64% de la recopilación de datos, son automatizables.

Las tecnologías de automatización de procesos han mejorado significativamente en los últimos años, proporcionando altos niveles de la calidad y estabilidad requeridas para tareas sensibles, relativas al cliente.

Qué ofrece la automatización de procesos en el área de operaciones

En la mayoría de las industrias, el área de operaciones ha utilizado formas tradicionales de automatización durante muchos años; pero con serias limitaciones. Por ejemplo, interfaces administradas por softwares personalizados, que involucran varios sistemas backend y esto sumado a que las implementaciones tardaron años en completarse, además de ser caras y bastante rígidas.

Por el contrario, las nuevas técnicas de automatización de procesos están teniendo un impacto transformador. Al automatizar tareas manuales y repetitivas, las áreas de operaciones están reduciendo los costos entre un 30 y un 60%, mientras aumenta la calidad de la entrega.

La automatización de procesos ofrece:

1. Implementación acelerada

Logra un alto impacto al reducir los costos y aumentar la calidad de las tareas hasta entonces hechas en forma manual, pero lo hace mucho más rápido. Muchas de las mejoras que se lograban meses, o incluso años, se pueden replicar en cuestión de semanas.

2. Bajas barreras de entrada

Las tecnologías tradicionales requieren múltiples equipos, tales como desarrolladores, diseñadores de experiencia de usuario e instructores del sistema. En contraste, la automatización de procesos puede ser superpuesta sobre una infraestructura de TI ya existente. Además, se requiere apenas un mínimo de experiencia en programación. Por consiguiente, capacitar a creadores de soluciones de automatización generalmente toma sólo dos a cuatro semanas, en comparación con años para ingenieros de software.

3. Control mejorado

La automatización de procesos permite el monitoreo, informes y controles del sistema en su lugar. El mismo nivel de controles y monitorización del software tradicional debe desarrollarse desde cero.

¿Qué es mejor para automatizar?

Aunque la propuesta de valor de la automatización de procesos es atractiva en relación con las tecnologías tradicionales, las empresas deben centrarse en la viabilidad. Dentro de las áreas de operaciones, hay algunas actividades comunes en las que hemos visto que la automatización de procesos agrega un valor significativo.

1. Solución de problemas y resolución remota

La automatización de procesos admite el seguimiento de problemas, la recopilación de datos, el análisis de tickets y el restablecimiento, en forma remota.

Los sistemas inteligentes de gestión de incidentes pueden detectar problemas similares y resolverlos, como en una empresa de telecomunicaciones que usan la automatización de procesos para mejorar su respuesta ante fallas de equipos de red. Ejecutar los pasos de acuerdo con una guía de resolución de problemas codificada, dejando que los agentes humanos se ocupen sólo de aquellos problemas que aún no están completamente documentados.

2. Despacho automatizado

Las empresas pueden utilizar la automatización de procesos para enviar trabajos desde su centro de operaciones a los agentes en terreno, para manejar excepciones en la asignación de personal mediante el equilibrio de carga y para optimizar las rutas de transporte para los trabajos enviados. Estos pasos ayudan a reducir el tiempo de resolución y aumentan la dedicación al trabajo basado en el criterio.

3. Confirmación de hora y aviso de pago

Una clínica de estética especializada está automatizando todo el proceso que realiza manualmente al asignar una hora médica para tratamientos de sus clientes. Los ejecutivos comerciales realizan reuniones explicativas de los distintos servicios que ofrecen y culminan la conversación con una hora médica que el cliente debe pagar para su confirmación y para que se le asigne un especialista.

La automatización considera enviar la hora al cliente de manera personalizada, con un botón que lo direcciona al portal de pago. Una vez que la clínica recibe la confirmación de pago, el cliente recibe la confirmación de la hora médica con el nombre del especialista. Adicionalmente el cliente recibe un recordatorio 24 horas antes de la hora acordada.

Automatizar le traerá a la clínica mayor eficiencia para sus ejecutivos comerciales, elimina los errores propios del trabajo manual y gracias al sistema de recordación, se aumenta de manera importante la asistencia de los clientes a las horas reservadas.

4. Generación de documentos personalizados

Hay clientes de MasterBase® que ya se están beneficiando de la automatización de procesos en la generación de documentos con datos variables, desde cartas personalizadas hasta cartolas bancarias.

Si bien alguna de las áreas de operaciones de estos clientes corrían procesos mensuales para ejecutar estos documentos, se encontraban con trabas operativas o de tiempo/costo que vieron optimizadas al configurar sus procesos a través de nuestra Plataforma de Automatización.

Estas empresas han logrado mejorar su eficiencia interna e impactar positivamente en la experiencia de sus clientes.

Todo debe estar relacionado a su impacto

Las transformaciones exitosas lideradas por la automatización de procesos se han centrado en capturar valor comenzando con poco, explorando casos de uso seleccionados y escalando con el tiempo.

Este enfoque metódico ha producido una amplia gama de mejoras de rendimiento en las áreas de operaciones.

Para una transformación exitosa, una empresa necesita una visión integral y de extremo a extremo de la oportunidad de automatización. Debe priorizar las actividades de automatización por valor comercial, facilidad de implementación y riesgo.

Por lo general, los dominios con alto valor comercial y gran facilidad de implementación pueden ser beneficiosos y rápidos para la automatización.

Además, los líderes deben pensar en cómo rediseñarán la organización para aprovechar el aumento de capacidad que generalmente resulta de una automatización exitosa.

Es hora de que las empresas transformen sus áreas de operaciones utilizando la automatización de procesos. Esta transformación no necesita mucho tiempo y puede generar un valor incalculable si se realiza correctamente.


Nueva llamada a la acción

 

Tags: Automatizacion de procesos

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