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Cómo el área de recursos humanos se puede beneficiar de la automatización de procesos

Posted by Alejandro Durán on 6/24/20 9:48 AM

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La forma en que las empresas ven el papel del empleado ha cambiado significativamente de la era industrial a la era digital. Durante la primera, el acceso a los recursos naturales hizo empresas competitivas, que corrieron con una ventaja sostenible gracias a la adecuada gestión de sus activos tangibles. Las personas, por su parte, eran vistas como un costo derivado del negocio.

En la era digital, las industrias pasaron de una fuerza laboral organizada en torno al trabajo manual a una basada en el conocimiento. La competencia actual es por activos intangibles: la propiedad intelectual (PI) de una empresa, su cultura y el talento inherente a su fuerza laboral. Este último ha adquirido prioridad en la agenda de muchas juntas corporativas y, hoy, muchos directores ejecutivos (CEO) interactúan con los principales ejecutivos de su empresa.

Ese conocimiento que sustenta hoy a las empresas, se convierte, además, en tecnología que suple a los recursos naturales. El desarrollo de nuevos materiales, autos eléctricos y autónomos, y la elaboración de alimentos sintéticos son ejemplos de conocimiento aplicado que sustituye recursos cuya falta restringía el desarrollo humano. 

Para competir en la era digital, las empresas deben ser un empleador al que se aspira, porque atraen y retienen el mejor talento disponible.

Las unidades de recursos humanos y los sistemas de talentos están siendo diseñados para operar traspasando los límites geográficos y para satisfacer la demanda de los mercados locales y de las unidades de negocios, para permitir la transformación y el crecimiento digital.

Pero dada la asombrosa cantidad de procesos manuales intensivos que esa área debe gestionar, tales como recopilación de datos, verificación de candidatos, actualización de información a lo largo del ciclo de vida de los empleados, validación, llenado de formularios, procesamiento de solicitudes y otros, les resulta cada vez más difícil concentrarse en otra cosa que no sea tareas administrativas.

Para optimizar el rendimiento, los equipos de recursos humanos recurren cada vez más a tecnologías como la automatización de aquellos procesos repetitivos, largos y de alto volumen que comprenden una gran parte de sus tareas diarias. En un escenario tal, esta área parece preparada para la automatización a gran escala.

Las empresas pueden aprovechar las nuevas tecnologías para crear experiencias óptimas para los empleados

Frente a este panorama, las empresas compiten por reclutar y mantener a los mejores, y quienes ganen esta competencia serán aquellas compañías que, al adoptar las tecnologías adecuadas, sean capaces de crear una experiencia positiva para los empleados, personalizada, agradable y eminentemente digital.

La experiencia de los empleados se hace aun más crucial en un departamento competitivo como el de gestión de personas, considerando la diferente percepción que tienen del trabajo distintas generaciones. Los millennials y postmillennials crecieron con tecnología de consumo inmersiva y otorgan una mayor importancia a los aspectos relativos a usabilidad.

Pero el objetivo de crear una experiencia digital perfecta es sólo parte del camino. Con nuevas tecnologías, tales como la automatización de procesos y la inteligencia artificial, las empresas pueden crear un ambiente de trabajo más centrado en el ser humano.

Esto significa que las empresas pueden minimizar el tiempo que sus empleados destinan a tareas monótonas y rutinarias. Los procesos automatizados pueden hacer las tareas para las que fueron diseñados y liberar a las personas para que se enfoquen en actividades para las que son excepcionalmente mejores: innovar, negociar, proyectar y resolver problemas críticos.

Algunos de los desafíos que enfrenta el área de recursos humanos

Procesos repetitivos manuales

Los departamentos que administran recursos humanos luchan por ofrecer un valor estratégico cuando sus propios miembros se estancan ejecutando tareas intensivas de forma manual, como selección de candidatos, incorporación de nuevos empleados, nómina mensual de pagos, permisos y vacaciones, entre otras.

Dependencia de múltiples sistemas

Los procesos del área a menudo son complejos, implican múltiples pasos y dependen de varios sistemas de TI que, con frecuencia, no se comunican entre sí y almacenan los datos en diferentes lugares, lo que impide a la gerencia disponer de información completa y oportuna.

Riesgo de imprecisiones

La credibilidad es primordial en la gestión de personas y el error más pequeño puede interrumpir o distraer el negocio. Sin embargo, mientras estas labores se mantengan en el ámbito manual, la propensión a errores humanos es muy alta y puede desencadenar fallas en el procesamiento de datos y problemas de cumplimiento.

Globalización y concentración

Las fusiones, absorciones, colaboraciones y adquisiciones son un fenómeno común en el ámbito empresarial global. Para las áreas de gestión de personas significa manejar varias tareas en diferentes ubicaciones, idiomas y culturas, lo que resulta en grandes volúmenes de datos, muy diversos y no siempre fáciles de rastrear.

Cómo los procesos automatizados pueden agregar valor al área de gestión de personas

Reclutamiento y gestión de datos

Sólo piense en todos los datos que los analistas de recursos humanos deben gestionar: registro de empleados actuales y pasados, perfiles de candidatos y nuevas contrataciones, nóminas y beneficios, antecedentes laborales y personales, capacitaciones y entrenamiento, requisitos contractuales, cumplimiento de horarios y de metas, por nombrar sólo algunos. Estos datos no son fáciles de administrar dentro de organizaciones pequeñas, mucho menos lo son en grandes empresas transnacionales.

Los procesos automatizados pueden aportar un valor real a las unidades de gestión de personas, al simplificar las tareas y optimizar el rendimiento en cada etapa del proceso de reclutamiento, a través de nuestra solución de automatización desatendida, que puede ser utilizada para completar y procesar rápidamente formularios, seleccionar antecedentes y administrar notificaciones de candidatos para entrevistas, rechazos y comentarios.

Al maximizar procesos de tareas repetitivas, los equipos de gestión de personas mejoran la precisión del proceso y reducen las horas hombre dedicadas a estas actividades. Se alivia la carga de la recopilación de datos, el cumplimiento y la gestión de datos.

Incorporación y desarrollo de empleados

Una vez que los nuevos empleados se unen a la empresa, los procesos automatizados pueden ayudar a mejorar el tiempo de competencia y acortar los ciclos de capacitación a los empleados en diversos procesos y aplicaciones comerciales.

Nómina y beneficios

La mayoría de los procesos de nómina son altamente repetitivos y están basados en secuencias lógicas, lo que los convierte en los principales candidatos para los procesos automatizados.

Incluso en departamentos de gestión de personas bien estructurados, el personal invierte una buena cantidad de tiempo en la administración manual de los registros relacionados con la nómina de los empleados. Gran parte de ese trabajo implica transferir datos entre sistemas dispares, lo que puede conducir a errores.

Con la automatización, el área de recursos humanos puede convertirse en un agente de cambio estratégico

Liderar la gestión de personas y talentos requiere de un enfoque de rápida transformación digital para mejorar la eficacia y la productividad de sus procesos.

En los tiempos que corren se comienza a dar forma a lo que se ha llamado una "nueva normalidad",  con métodos de trabajo innovadores. Las barreras se han descorrido y se prueba que es posible desarrollar el teletrabajo en época de emergencia. Nada impide a las empresas seguir indefinidamente ese camino, por lo cual, que un empleado desarrolle su trabajo en Nueva York, París o Pekín, es información que comienza a ser transparente para la empresa. Pero distinta es la situación para el departamento de personas, que deberá ser capaz de seleccionar y reclutar los mejores talentos alrededor del mundo.

Más importante aun es abogar primero por un enfoque de automatización para mejorar la competitividad y convertirse en agentes estratégicos de cambio dentro de una organización.

El futuro del trabajo es digital, lo que conlleva impactos radicales para los profesionales de la gestión de personas, porque es todo el concepto de fuerza laboral lo que tiene que evolucionar. Ésta pronto estará integrada por personas y trabajadores digitales, y las áreas de gestión de personas deben prepararla para un futuro en el que personas y robots trabajen unidos.


Automatización de procesos en Recursos Humanos

 

Tags: Automatizacion de procesos

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