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¿Cómo mejorar los procesos en tu empresa?

Posted by Alejandro Durán on 1/22/21 2:40 PM

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Hoy, más que nunca, dado el contexto en que vivimos y la disrupción -ya sea interna como tu competencia o externa como una pandemia o el cambio climático-, es clave trabajar los procesos en tu empresa.

Los procesos se definen como las acciones o actividades secuenciales que permiten a las organizaciones intercambiar información y habilidades internas, para alcanzar sus objetivos. Pueden ser esenciales, de soporte o de gestión. Eso dependerá de la relación con sus clientes o de si está enfocado en la entrega de valor.

¿Qué es la mejora de procesos?

Es la actividad mediante la cual se optimiza el funcionamiento de una empresa. Parte por la detección de fallas e ineficiencias en las actividades realizadas al interior de la organización, para buscar formas de ejecutarlas mejor. Se enfoca en ajustar un proceso para optimizarlo y hacerlo más asertivo y eficiente.

Normalmente los objetivos se orientan a disminuir los costes y maximizar el rendimiento, pero también pueden apuntar a hacer más eficiente la cadena de valor de las ventas, la relación con los clientes, la producción interna y los inventarios.

Lo que se pretende es diseñar estrategias que hagan posible alcanzar los objetivos de la empresa. Por ello, es fundamental que conozcas tu empresa en profundidad, su estructura y flujos de trabajo, y que nunca pierdas de vista tus metas.

¿Cómo saber si necesitas optimizar procesos?

En primer lugar, detectando casos de personas que no aprovechan bien el tiempo al realizar actividades relevantes o que tienen sobrecarga de labores. Luego, por una mala utilización del espacio de trabajo, acumulación de materiales, síntomas de ansiedad o mal clima laboral, accidentes de trabajo y ante la incapacidad de controlar las operaciones y a los empleados.

La automatización de procesos es clave para una mejora eficaz, y hay que buscar el modo en que esta mejora de procesos sea más sencilla de incorporar. Esto se facilita con la adopción de tecnologías de automatización de procesos, como nuestra plataforma de MasterBase®.

Para planear la automatización de un proceso, es importante primero identificar el proceso: ¿qué hay que mejorar en él? Luego, hacer un mapeo de los procesos: ¿quiénes participan en él?, ¿qué función cumple cada quien?, ¿qué objetivos deben alcanzar? Finalmente, diseñar el proceso y ejecutarlo para luego optimizarlo: ¿la mejora del proceso está resultando útil? Si no es así, debes identificar las fallas y hacer las modificaciones pertinentes.

¿Cuáles son los principales beneficios de la mejora de procesos?

Ahorro de tiempo

Como gerente, la forma en que administras el tiempo es la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio. Con un sistema automatizado, puedes acelerar los procesos en la empresa. Por ejemplo, con un proceso de gestión de inventario, puedes manejar fácilmente tus existencias, ventas y compras.

Al eliminar las tareas que consumen muchas horas de trabajo, el tiempo que liberas lo puedes destinar a otras actividades generadoras de ingresos. Esto es gracias al principio del sistema de automatización de procesos que permite la finalización automática y simultánea de tareas antes de los plazos.

Transparencia

Como una gran herramienta para generar confianza en una organización, la automatización mejora la credibilidad y la visibilidad de la información.

Adoptar la automatización de procesos te da control sobre cada proceso del negocio. Ya sea asignando tareas, aprobando compras o licitando, tú estás al tanto de cada paso.

Cuando tu proceso está automatizado, puedes tomar decisiones informadas a partir de fuentes confiables. Además, con un sistema eficiente, no necesitas preocuparte por quién supervisará a los equipos humanos, ya que cada empleado es consciente de su tarea y de cuándo debe completarse.

Reducción de costos

Las actividades que dependen del factor humano pueden resultar considerablemente lentas. Y para los negocios, el tiempo es dinero. En otras palabras, las tareas manuales pueden terminar costándote más.

Un sistema automatizado reducirá significativamente tus gastos diarios. Además, incorporar la automatización en la comercialización de tu negocio ayuda a aumentar tus ventas.

Un proceso automatizado de administración de operaciones te ayudaría a lograr más resultados en menos tiempo, utilizando menos recursos. Sin mencionar que evitará los altos costos derivados de errores humanos e ineficiencias.

Sin riesgo de errores

Errar es humano. No esperes contar en tu departamento de finanzas con alguien que te entregue siempre sólo cálculos correctos. Pero, como en los negocios un error puede costar caro, necesitarás disponer de un proceso automatizado que no deje espacio a errores en materia contable.

Además de manejar tus finanzas, la automatización te ayudará a reducir riesgos y costos administrativos. Imagínate la diferencia entre contratar a alguien para copiar y pegar cientos de correos electrónicos de tus clientes y un proceso que los detecte, lea y asocie en forma automática.

Te ahorrarás significativas molestias, costos y tiempo, con la garantía de un trabajo de calidad.

Mejor gestión de la información

Si proyectas hacer crecer tu negocio, necesitas una mejor administración de datos. En primer lugar, debes decir adiós al papel (sólo imagina qué mala presentación sería) e implementar un proceso automatizado que haga manejable la documentación y te ahorre tiempo.

Toda la información estará disponible a un clic, de forma segura y sin que pierdas tiempo en buscar o recuperar documentos.

Además, este mismo beneficio puedes traspasarlo a tus clientes, brindándoles la grata experiencia de contar con acceso instantáneo a su información.

Más vale que no retrases más la mejora de procesos en tu empresa. La búsqueda de la excelencia empresarial es un camino complejo y trae consigo muchos retos, pero los beneficios que obtendrás merecen el esfuerzo.


Es tiempo de automatizar

 

Tags: Automatizacion de procesos

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