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9 razones para enviar sus documentos relevantes como adjuntos

Posted by Alvaro Barahona

8/22/17 10:58 AM

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Conozca las ventajas comparativas entre enviar aquellos documentos de alta relevancia para su negocio como adjuntos y seguir utilizando el correo tradicional. Evalúe las condiciones que ofrece cada uno y tome la elección más conveniente.

Ante la creciente necesidad de entregar documentación -muchas veces crucial- a sus clientes, analizaremos la conveniencia de seguir empleando el correo tradicional o decidirse a dar un paso adelante y adjuntar esos documentos a sus envíos email. Para ello, comparamos los factores a los que sus clientes dan más importancia:

1. Costo: El envío de una carta por correo postal cuando menos triplica el costo de un mensaje con adjuntos vía email, sin considerar que ese valor varía mucho según la distancia del destino.

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2. Trazabilidad: El seguimiento de un envío postal depende de actualizaciones periódicas hechas por un funcionario del servicio de correo. Por el contrario, la trazabilidad de un envío por email es instantánea y automática.

3. Rapidez: En el mejor de los casos, un envío tradicional se estima en horas si se trata de un correo urbano y privado; de lo contrario puede llegar a tratarse de días o aun más, semanas, considerando que en el mundo globalizado de hoy una empresa puede tener clientes en los cinco continentes. Por el contrario, la entrega vía email se produce en cuestión de minutos y a miles de destinatarios incluidos en un mismo envío.

4. Entregabilidad: La entregabilidad de una carta es relativa, ya que, si bien llega a la dirección de destino, cabe la posibilidad de que nunca llegue a manos de la persona correcta, llevando a errores de apreciación en el porcentaje de entrega de los documentos. Un mensaje vía email ingresa directamente a la casilla de correos del destinatario específico, lo cual asegura que las métricas de entregabilidad sean fidedignas respecto de a qué persona fue entregado. 

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5. Entorno digital: La creciente importancia del email para interactuar con sus clientes radica principalmente en ser una vía inserta en un entorno digital, muy apreciado hoy y utilizado como canal de comunicación bidireccional con su negocio. Esto se traduce en una mejor experiencia como clientes para sus usuarios respecto de su marca, en especial si hablamos de consumidores relativamente jóvenes.

6. Huella de carbono: Cada vez que enviamos un correo electrónico que llega a la bandeja de entrada de una casilla de correos, contribuimos con cuatro gramos de emisiones de CO2, y si el envío lleva adjunto un documento que llegue a pesar 1mbps, se eleva a 20 gramos.

Un envío tradicional, en papel, tiene un impacto sobre el medioambiente al menos dos veces y media mayor que el envío de un mensaje electrónico de las mismas características, pudiendo llegar a superar en cuatro veces esa cantidad dependiendo de la distancia que recorre antes de llegar a su destino, lo que aumenta considerablemente las emisiones de carbono de su empresa y deja su responsabilidad empresarial en muy mal pie ante la sociedad de la que es parte.

belgrano.pngUniversidad de Belgrano, Argentina

Cuál es la mejor alternativa de envío de documentación vía email

Aclarado ya que la mejor alternativa para llegar con documentación crítica a nuestros clientes es el email, nos encontramos ahora con dos modalidades posibles: la primera es insertando enlaces (links) en el cuerpo del mensaje y la segunda es adjuntar directamente a éste los archivos.

7. Seguridad: Insertar enlaces para acceder a archivos tiene niveles de seguridad bastante bajos, ya que los hackers se valen precisamente de ellos para redireccionar a sitios maliciosos, suplantando la identidad de su empresa, estrategia conocida como phishing, cuyo objetivo es apropiarse de datos importantes de sus clientes, tales como números de tarjetas de crédito y contraseñas. Otro riesgo de los enlaces es lo que se conoce como spoofing, que consiste en insertar virus o malware en ellos para que los clientes entreguen valiosa información personal sin saber que lo están haciendo.

El 21% de los envíos de mensajería de permiso en el mundo no llega a destino; son bloqueados o marcados como Spam.-ReturnPath-

Adjuntar los archivos a un mensaje es hoy reconocido como la manera más segura de entregar documentos a sus clientes. Ello se refleja, por ejemplo, en que la banca en Chile hace ya varios años tiene en su normativa la prohibición expresa de incluir enlaces (links) de descarga de documentos en sus envíos de mensajería electrónica.

8. Infraestructura: Los enlaces para descarga requieren de una infrestructura de soporte de cierta complejidad y muchas veces obligan a disponer de repositorios duplicados e incluso triplicados en varios niveles, para asegurar la disponibilidad del documento, haciendo de esta práctica una de las más caras en este aspecto.

9. Respaldo: Los respaldos de cada documento enviado a sus clientes también deben ser alojados en esta infraestructura propia cuyo costo de mantención es muy alto. Tal opción se hace prácticamente inviable para empresas que envían grandes volúmenes de documentos en cumplimiento a la regulación de algunos mercados, como la banca, las compañías de seguros, servicios de salud y afines.  

En MasterBase® hay una respuesta idónea a la creciente necesidad de las empresas de cualquier tamaño y rubro de realizar envíos transaccionales con adjuntos personalizados vía email. 

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