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5 áreas en las que la automatización de procesos puede ayudar a todo tipo de empresas

Posted by Alejandro Durán on 12/28/20 12:09 PM

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El avance tecnológico no se detiene; por el contrario, a un ritmo francamente vertiginoso, sigue sorprendiendo con nuevos desarrollos y soluciones. La automatización de procesos es una de las tecnologías que cautiva a más y más organizaciones en todo el mundo.

Y no beneficia sólo a las grandes corporaciones, sino que tiene también un inmenso potencial para empresas pequeñas y medianas.

Según una encuesta realizada por Deloitte en 2018, alrededor del 53% de las organizaciones ya ha dado inicio a la automatización de sus procesos.

La buena noticia es que se espera que este número aumente del 53% al 72% en los dos años siguientes. Las razones por las que las organizaciones están adoptando la automatización de procesos a un ritmo acelerado, son evidentes. Entre los beneficios más importantes que puede traer su implementación están el mejor cumplimiento, mayor calidad y el aumento en la productividad. A esto se suma la reducción de costos y una mayor flexibilidad.

Sin embargo, no basta con conocer las ventajas de la automatización de procesos. Lo verdaderamente importante es identificar cómo usar e implementar la automatización de procesos en varias áreas de su negocio, para obtener estos beneficios.

Aquí es cuando las empresas comienzan a reflexionar sobre varios factores antes de decidir las operaciones que quieren automatizar.

Las empresas que planean implementar la automatización de procesos pueden elegir una o más áreas clave para la transformación. Las enumeramos a continuación:

1. Marketing

Podemos clasificar la automatización de procesos en marketing en tres categorías: Marketing operacional, Fidelización y Experiencia del cliente.

El Marketing operacional requerirá, por ejemplo, facilitar la transición de soluciones antiguas a nuevas. Con el número cada vez mayor de aplicaciones de marketing, las empresas están migrando desde sistemas heredados a nuevas soluciones. Transferir toda esta información puede ser difícil y suele tomar mucho tiempo. La solución pasa por implementar procesos automatizados para trasladar fácilmente la información de un sistema a otro, con escasa interrupción del negocio y sin riesgo de errores atribuibles al factor humano.

Fidelización de clientes, por su parte, muy  probablemente necesitará centralizar todas sus fuentes de datos para mejorar la precisión de los esfuerzos orientados al cliente y la relevancia del contenido que utiliza. Un caso representativo son las encuestas. Muy pocas empresas prestan atención al momento más adecuado para enviar una encuesta a sus clientes. Y creemos que es un elemento clave para mejorar la tasa de respuesta. La solución: Enviar encuestas en tiempo real, creadas de forma automática.

La Experiencia del cliente, en tanto, se podrá beneficiar con la mejora permanente de las reglas que rigen su operación, al estar basadas en la conducta de los clientes. Caso de uso: Comunicaciones 1 a 1. Si el problema es no saber qué comunicación enviar a quién, la solución es, gracias a una correcta captura de datos, gestión y comunicación, ser capaces de enviar mensajes uno a uno a cada cliente, en base a su experiencia e interacción con la empresa.

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2. Recursos Humanos

Para competir en la era digital, las empresas deben convertirse en empleadores a los que se aspira, porque atraen y retienen el mejor talento disponible. El foco hoy debe estar en buscar talentos y evitar la inversión de tiempo y recursos en procesos manuales repetitivos, extensos y de alto volumen.

Con nuevas tecnologías, tales como la automatización de procesos y la inteligencia artificial, las empresas pueden crear un ambiente de trabajo más centrado en el ser humano.

Automatizar procesos en:

  • Procesos repetitivos manuales: Tareas intensivas realizadas manualmente, como selección de candidatos, incorporación de nuevos empleados, nómina mensual de pagos, permisos y vacaciones, entre otras.
  • Dependencia de múltiples sistemas: Procesos complejos que implican múltiples pasos y dependen de varios sistemas informáticos, que, con frecuencia, no se comunican entre sí.
  • Globalización y concentración: Las fusiones, absorciones, colaboraciones y adquisiciones son un fenómeno común. Se maneja varias tareas en diferentes ubicaciones, idiomas y culturas, lo que resulta en grandes volúmenes de datos, muy diversos y no siempre fáciles de rastrear.

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3. Operaciones & Logística

En la mayoría de las industrias, el área de operaciones ha utilizado formas tradicionales de automatización durante muchos años; pero con serias limitaciones. Por ejemplo, interfaces administradas por softwares personalizados, que involucran varios sistemas backend y esto sumado a que las implementaciones tardaron años en completarse, además de ser caras y bastante rígidas.

Por el contrario, las nuevas técnicas de automatización de procesos están teniendo un impacto transformador.

Al automatizar tareas manuales y repetitivas, las áreas de operaciones están reduciendo los costos entre un 30 y un 60%, mientras aumenta la calidad de la entrega.

Ejemplo: Industria financiera: Notificaciones a comercios. Transbank

Contexto: La principal empresa de transacciones con tarjetas de crédito y débito de Chile procesa miles de operaciones, algunas de las cuales presentan errores o son inválidas.

Necesidad: Requieren automatizar un proceso que les permita notificar semanalmente a cada comercio respecto a las transacciones inválidas.

Solución: Se configura un proceso automatizado que permite cruzar data de los comercios y sus transacciones, generando el envío semanal de un documento PDF que informa las transacciones inválidas.

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4. Áreas comerciales

Si bien hay muchas tareas o procesos que resultan repetitivos dentro de las áreas comerciales, igualmente deben ser realizadas para mantener el ciclo en funcionamiento.

Los gerentes de ventas tienen un cierto conjunto de tareas que realizar, mientras que los representantes de ventas tienen otro.

Además de ser potencialmente aburridas, estas tareas repetitivas son una pérdida de tiempo y reducen la eficiencia de todos los involucrados.

La automatización de procesos en las áreas comerciales toma todas estas tareas que consumen mucho tiempo y que se realizan en forma diaria, semanal o mensual, así como otras tareas que se desencadenan por un evento determinado, y las ejecuta por uno. Su objetivo es administrar o asumir las responsabilidades que los representantes de ventas y los gerentes realizan, para liberarles tiempo.

Ejemplo: Solicitud de Cotización

Dependiendo de la empresa y de una multiplicidad de variables, una cotización puede muy sencilla o muy compleja. Y, por lo general, debe ser elaborada y entregada por un ejecutivo de venta directa.

Necesidad: Automatizar en el sitio web un proceso que permita al usuario solicitar una cotización, a la que se suma todos los factores relevantes, en modalidad 24/7.

Solución: Se configura un proceso automatizado que incorpora todas las variables para generar la cotización, en forma automática.

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5. Administración y Finanzas

A medida que las funciones de los directores financieros y otros profesionales de las finanzas continúan transformándose para mantener a las organizaciones en el camino hacia el futuro, la automatización de procesos se hace más importante.

La automatización de procesos ayuda a realizar el trabajo de menor valor que normalmente consume la mayor cantidad de energía, lo que permite a los directores financieros (CFO) y otros profesionales del área enfocar sus esfuerzos de manera inteligente y estratégica.

Entonces, ¿quién usa la automatización de procesos y cómo? ¿Es fácil? ¿Por dónde se empieza? ¿Qué pasará con el departamento durante y después de la automatización?

Se debe ir evaluando todas estas interrogantes a objeto de resolver la digitalización de procesos, pero lo importante es hacerlo en forma progresiva, en base a proyectos que se sabe que serán ganadores si se resuelven digitalmente y -lo más importante- que sean escalables en el tiempo, partiendo con un fragmento del proyecto, para luego ir abordando el resto.

Ejemplo: Órdenes de Compra

Calcular el valor de los servicios a prestar, elaborar las órdenes de compra y enviarlas, toma un tiempo valioso y produce un desfase en caja. Muchos de estos procesos dependen de una persona, con los riesgos que eso implica ante su ausencia o un eventual error.

Necesidad: Automatizar la notificación de solicitudes de órdenes de compra, 24/7, sin necesidad de intervención humana en el proceso.

Solución: Se configura un proceso automatizado que incorpora el monto total y el detalle a cobrar, por el período en referencia, y que envía esta información por email el mismo día en que se hace los cálculos de facturación.

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Nueva llamada a la acción

 

Tags: Automatizacion de procesos

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